In vielen Unternehmen hat sich eine regelrechte Meeting-Sub-Kultur entwickelt: Jede Woche, meist sogar täglich, werden virtuelle und persönliche Meetings einberufen. Doch wie effizient sind die Meetings wirklich?

Nicht nur für mittelständische Unternehmen, die oft mit schlanken Teams arbeiten, sondern auch bei Konzern-Strukturen hat ein Übermaß an Meetings fatale Folgen: Wertvolle Ressourcen werden gebunden und die eigentliche Arbeit bleibt dadurch oft auf der Strecke.

Studien zeigen, dass Mitarbeiter in manchen Organisationen bis zu 45 % (und oft auch darüber) ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen – Zeit, die in die Entwicklung von Lösungen, Kunden-Interaktionen oder strategische Projekte fließen könnte bzw. sollte.

Zunächst ist also zu prüfen, ob ein Meeting wirklich zwingend notwendig ist. Oft kann schon ein Telefonat oder eine einfache Nachricht per E-Mail reichen. Dadurch können Meetings auf die wesentlichen und tatsächlich wichtigen Themen beschränkt werden.

Zur Optimierung wichtiger Meetings sollten in der Vorbereitung dann v.a. die beiden folgenden zwei Punkte beachtet werden:

Teilnehmer gezielt auswählen: Berücksichtigen Sie bei der Planung eines Meetings nur diejenigen Personen, die direkt am Thema beteiligt sind, wichtige Informationen haben oder/und zu den Entscheidungen beitragen können. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Teilnehmer einen Mehrwert aus dem Meeting zieht und themen-/projektspezifisch Ergebnisse erreicht werden.

Effizienzförderung: Verfassen Sie eine klare Agenda und formulieren Sie Ihre Ziele, damit die Diskussion konzentriert und fokussiert bleibt. Behalten Sie immer im Auge, was notwendig und zielführend für die gewünschten Ergebnisse ist.

Eine bewusste und gestraffte Meeting-Kultur kann dabei helfen Entscheidungen schnell zu treffen, die Produktivität zu steigern, die Motivation der Mitarbeiter zu fördern und letztendlich die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Prüfen Sie daher sehr genau, welche Meetings mit welcher personellen Besetzung tatsächlich notwendig sind. Meetings sollten nicht ins Gegenteil umschlagen indem sie im Übermaß praktiziert und die eigentlich wichtigen Aufgaben deshalb vernachlässigt werden und/oder sogar unerledigt bleiben.

Erfolg ist kein Zufall. Wir sollten uns daher regelmäßig fragen, wie eine noch produktivere Arbeitskultur geschaffen werden kann.